Handbuch Kursverwaltung 2023.1

 

 

 

Fabian Merki

merkisoft informatik

Inhaltsverzeichnis

Zusätzliche Links:

1. Allgemeine Informationen

1.1. Installation des Programms

Das Programm steht auf http://kursweb.ch/ unter Downloads zum Herunterladen bereit.

Zusätzlich kann Open Office oder Microsoft Office (ab 2003) installiert werden, sofern Berichte auf diesem Computer gedruckt werden sollen (siehe Anweisungen unter 'Download').

Nach dem ersten Start (Startmenü, Alle Programme, Merkisoft, Kursverwaltung) muss die entsprechende Datenbank auf der Einstiegsseite heruntergeladen werden (blaue Box).

Alternative Variante (Notfall): In Start > Einstellungen > 'Internet' müssen die Felder 'tech. Name' und 'Domain' erfasst werden.
Beispiele für tech. Name: sommerferienplausch
Beispiele für Domain: www.sommerferienplausch.ch
Unter Start > Einstellungen > E-Mail muss zudem das Passwort erfasst werden, welches Sie von der Merkisoft erhalten haben oder welches Sie bei einer andern Installation unter Start > Einstellungen > E-Mail sehen können.
Nun muss die ganze Datenbank heruntergeladen werden (Start > Tech. Verwaltung, 'Datenbank downloaden ...').

Damit die Merkisoft die Benutzer im Notfall direkt kontaktieren kann, ist es wichtig, dass sich jeder Benutzer unter Kontakt > Benutzer erfasst.
Die Kontaktdaten der Benutzer werden auch für andere Kursanbieter unter Start > Info > Benutzer angezeigt, falls die Benutzer nicht ausdrücklich mit [Privat / Intern] erfasst wurden.

1.2. Starten des Programms

Auf dem Desktop oder im Windows-Startmenü, (Alle) Programme, merkisoft finden Sie das Icon Kursverwaltung. Falls dieses fehlt, kann die Verknüpfung auf dem Startbildschirm unten der Kursverwaltung erneuert werden.

1.3. Synchronisieren

Die Datenbank muss nach jedem Start und vor jedem Beenden der Kursverwaltung immer synchronisiert werden (Start > Verwaltung, Synchronisieren).

Falls die Kursverwaltung ohne Synchronisieren beendet wird (Programm wird vom Benutzer geschlossen oder Computer stürzt ab), so werden die Daten beim nächsten Synchronisieren trotzdem dennoch synchronisiert (kein Datenverlust, ausser die gleichen Daten wurden in der Zwischenzeit von einem andern Benutzer verändert).

Falls nach einer Synchronisation Änderungen gemacht wurden, welche unerwünscht sind, kann die ganze Datenbank frisch heruntergeladen werden: Start > Techn. Verwaltung, Datenbank download - alle lokalen Daten gehen verloren!

1.4. Begriffe

Folgende Begriffe sind für das Verständnis des Handbuches, der Antworten bei Support-E-Mails und bei der Anwendung der Kursverwaltungssoftware wichtig:

Datenbank

Die Daten (nicht wie z. B. in einem Word-Dokument mit Layout-Information) werden in einer Datenbank in Tabellen gespeichert und können dann in verschiedener Form abgefragt werden.

Daten, Datensätze, Zeilen

Die Tabellen der Datenbank enthalten Datensätze. Wird z. B. eine Ortschaft erfasst, so werden der Name und die Postleitzahl in einem Datensatz gespeichert. Ändert man 1 Datensatz der Tabelle Ortschaft, so "ziehen" alle mit dieser Ortschaft verknüpften Personen auch um.

Datensätze werden miteinander verknüpft. So gibt es einen für den Teilnehmer, für den Kurs und für die Kursteilnahme. Löscht man den Teilnehmer, so werden automatisch auch seine Kursteilnahmen gelöscht.

Serienbrief, Brief, Bericht, Tabelle zum Drucken, Vorlage

Aus der Datenbank können die Daten gefiltert, sortiert, gruppiert auf Papier oder in ein E-Mail gebracht werden.

Diese Berichte werden in Open Office oder Microsoft Word geschrieben und müssen im ODT Format gespeichert werden.

Registerkarte, Register, Tab, Bereich

Diese finden Sie zu oberst im Fenster.
In gewissen Detailansichten (z. B. bei den Kontaktpersonen-, Kursdetails) wurden aus Platzgründen die Details in weitere Register unterteilt.

Popupmenü, Popup, Kontextmenü

(Fast) alle Tabellen in der Kursverwaltung enthalten kontextsensitive Menüs (das heisst, die Menüeinträge arbeiten mit den markierten Zeilen der Tabelle). Das Popupmenü wird mit einem klick der rechten Maustaste in einer Tabelle geöffnet.

Auswahlliste, Dropdown, Combobox, Combo

Feldern mit vorgegebener Auswahl von Werten, werden als Auswahlliste dargestellt. Werte können entweder mit der Maus, der Tastatur (einfach tippen) oder in Kombination eingegeben werden.

Markieren, selektieren, auswählen, anstreichen

Einen oder viele Datensätze in einer Tabelle anklicken bzw. mittels drag & drop markieren, sodass diese einen blauen Hintergrund erhalten.

Link, Verknüpfung

Funktioniert wie im Internet: klicken und man gelangt zum entsprechenden Bereich.

1.5. Grundsätzlicher Aufbau

Systemübersicht


Anmerkung: V11 wurde durch CAMT.054 ersetzt

Kursverwaltungssoftware

Das Programm ist in einzelne Bereiche unterteilt (Start, Leitung, Teilnehmer, Kurs usw.). Diese Bereiche sind in sich nochmals unterteilt (Thema, Titel, Kursstamm, Kurs).
Im Normalfall enthält das Programm eine Tabelle links und ein Formular rechts, welches unter Umständen wiederum weitere Register, Tabellen und Formulare beinhaltet.

Tabelle

Die Tabelle zeigt alle Datensätze (z. B. alle Kurse, alle Teilnehmer) an, welche mit den gängigen Methoden bearbeiten werden können:
Klickt man mit der linken (normalen) Maustaste auf einen Eintrag, so wird dieser rechts angezeigt.
Mit Klicken und Ziehen (drag & drop) kann man eine ganze Gruppe auswählen (um diese z. B. zu löschen oder zu drucken), alle Datensätze können mit ALT+A markiert werden und um Einzelne in loser Folge zu markieren, muss man die CTRL Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste klicken.

Um Datensätze zu suchen, kann man die Spalten sortieren (Klick auf Spaltenüberschrift z. b. 'Vorname') oder man klickt in die Spalte auf einen Wert (z. B. in der Spalte 'Vorname' auf Fritz) und tippt den zu suchenden Vornamen ein. Die Markierung springt gleich zum ersten Treffer.
Mit den Pfeiltasten hoch und runter können weitere Datensätze mit dem gleichen Text gesucht werden.
Mit der Taste ESC kann die Suche abgebrochen werden.

Spalten können wie in Excel vergrössert oder verkleinert werden, indem zwischen zwei Spaltenüberschriften (grauer Bereich, Mauszeiger-Symbol wechselt zu <=>) geklickt und gezogen wird.
Spalten können mittels Kontextmenü (rechte Maustaste) auf der Spaltenüberschrift ein- und ausgeblendet werden.
Spalten können via drag & drop verschoben werden.
Änderungen der Spalteneinstellungen werden beim Schliessen des Programms nur lokal auf dem Computer gespeichert.
Die Spalteneinstellungen können via Kontextmenü auf der Spaltenüberschrift, Standard auf die Voreinstellung zurückgesetzt werden.

Datensätze können via Kontextmenü in der Tabelle, 'löschen' gelöscht werden. Werden einige in der Tabelle markiert, so werden alle markierten Datensätze gelöscht.

Gewisse Daten in den Tabellen (Kontakte, Teilnehmer usw.) können mittels vordefinierten Filtern herausgefiltert werden.

Formular

Im Formular (rechts) werden die Daten erfasst, geändert oder es wird zu andern Datensätzen (mittels den blau markierten Links) verzweigt.

Datenmodell

Das nachfolgende Datenmodell zeigt die Kernobjekte der Kursverwaltung mit Beispielen und Abhängigkeiten:

Der obere Teil der Daten kann für weitere Jahre angepasst und wieder verwendet werden.
Der untere Teil wird jährlich neu erfasst. Die alten Daten können via Archiv abgerufen werden.

Unter Kontakt werden folgende Kontakte (ausser Teilnehmer) erfasst: Kursleiter, Organisationen, Sponsoren, Hauswarte usw.
Somit können Serienbriefe gedruckt oder Kontakte automatisch auf der Homepage aufgelistet werden.

2. Vorbereitung

Folgende Schritte sind für einen erfolgreichen Einsatz der Kursverwaltungssoftware während der Vorbereitungsphase notwendig:

2.1. Datenbank vom Vorjahr bereinigen (Start > Techn. Verwaltung)

Bevor Daten gelöscht werden, sollte ein Archiv erstellt werden ('Datenbank Archiv auf Server erstellen').

Damit im neuen Jahr möglichst wenige 'Datenleichen' übrig bleiben, sollte man folgende Aktionen durchführen:

2.2. Start > Einstellung

Erst jetzt müssen die Datumsfelder müssen in den Registern Allgemein und Internet angepasst werden. Überprüfen Sie auch allfällige Termine unter Start > Verwaltung > Online-Administration > Konfiguration.

2.3. Kontakt > Benutzer

Bitte überprüfen und ergänzen Sie die aktuellen Benutzer der Kursverwaltungssoftware und Rechnungsadresse.

2.4. Kontakt > Kontakt

Damit Anmeldeformulare und Begleitbriefe an die Leiter verschickt werden können oder um Kursleiterlisten an die Betreuer zu verteilen, müssen diese zuerst in der Datenbank erfasst werden.
Um einem Betreuer viele Kursleiter zuzuordnen, klickt man auf die Betreuung (Herr Meier) und wählt das Register 'Betreuer'. Nun kann jeweils mit einem neuen Blatt (Datensatz) im Felder 'Betreuter' der Kursleiter eingeben werden. Die Beziehungen erscheinen dann Zeilenweise.
Um einen Betreuer zu einem neuen Kursleiter zuzuordnen, kann man gleich verfahren oder beim Kursleiter selber unter Betreuung im Feld 'Betreuer' den Betreuer auswählen.

Dann sollten die Briefe vom letzten Jahr angepasst werden. Dazu auf das 'Vorlage öffnen' Icon klicken. Falls der leere Brief gewählt wird, sollte dieser vor dem Bearbeiten unter einem neuen Namen gespeichert werden (Ordner c:\programme\merkisoft\kursverwaltung\templates\Kontaktperson). Nun können die Briefe, Anmeldeformulare für die Kursleiter ausgedruckt werden.
Es lohnt sich komplett veraltete Vorlagen zu löschen 'Vorlage öffnen' Icon > 'Ordner öffnen'.

2.5. Internet > Homepage

Alle 'welcome'-Seiten müssen angepasst werden, da diese z. T. Daten, Jahreszahlen oder News enthalten, die nicht mehr gültig sind.
Evtl. gibt es neue Sponsoren, welche in der Seite 'logos' eingetragen werden sollten.
Falls vorhanden können Fotos vom letztjährigen Ferienpass auf der Homepage in einer Bildergalerie angezeigt werden (siehe www.kursweb.ch - Dokumentation, Bildergalerie erstellen).
Inhalte der Homepage können leicht via Online-Administration verwaltet werden, siehe YouTube-Videos.

2.6. Kurs > Kurs

Die neuen Kurse können nun basierend auf den alten oder neu erfassten Kursstämmen erfasst werden. Falls die Stammdaten (Alter, Preis, Anzahl Teilnehmer) nicht mehr korrekt sind, sollten diese im Stamm korrigiert werden, damit diese Änderungen im nächsten Jahr wieder verfügbar sind.
Anmerkung: Bitte Layout und Inhalt des Anmeldeformulars der Kursleiter mit den Formularen der Kursverwaltung vergleichen resp. angleichen. Es gibt fast nichts Ärgerlicheres beim Erfassen der Kurse, als wenn Daten fehlen oder die Reihenfolge anders ist! Dieses Anmeldeformular kann als Bericht gedruckt werden, sodass die Adressdaten des Kursleiters bereits vorhanden sind.

2.7. Kurs > Verwaltung

Kursprogrammnummern können so lange gelöscht und neu erstellt werden, bis diese veröffentlicht wurden.
Danach dürfen nur noch die neuen Kurse (Zusatzkurse) Programmnummern erhalten (Programmnummern erstellen), da ansonsten z. B. der Kurs 105 plötzlich der Kurs 106 sein könnte und es zum totalen Chaos kommen würde.
Die Kursprogrammnummern können im Notfall unter Kurs > Kurs korrigiert werden.

2.8. Start > Techn. Verwaltung sowie Teilnehmer > Mitglied

Damit Mitglieder den Mitgliederrabatt automatisch erhalten, müssen die Telefonnummern der Mitglieder erfasst werden. Falls die Daten in einer Excel-Liste vorliegen, können diese markiert, in Excel kopiert, mit CTRL+V in das Eingabefeld 'Mitglieder Telefonnummern' eingefügt und mittels des Buttons 'Mitglieder importieren' in die Datenbank importiert werden.
Einzelne Mitglieder können unter Teilnehmer > Mitglieder hinzugefügt oder gelöscht werden.
Dort kann auch ein früherer Anmeldestart für einzelne/alle Mitglieder definiert werden.

Folgender Abschnitt sollte veraltet sein. Bitte trotzdem weiterhin kontrollieren und allfällige Ungereimtheiten sofort melden.
Achtung: Mit ein paar Tricks (Ich gebe gerne per E-Mail die Details bekannt) ist es auch für Nicht-Mitglieder möglich sich ab dem Mitgliederanmeldestart anzumelden. Deshalb ist es empfehlenswert, wenn man kurz vor dem offiziellen Anmeldestart die Spalte Mitglied bei Teilnehmer > Teilnehmer einblendet, nach dieser sortiert und alle Nicht-Mitglieder löscht (evtl. Benachrichtigen, dass sie sich erneut anmelden müssen oder ganz gesperrt sind ;-).

2.9. Synchronisieren

Damit die Daten auf der Homepage ersichtlich sind, muss die Datenbank synchronisiert werden (Start > Verwaltung, Synchronisieren).

3. Homepage / Serien-E-Mail

3.1. Wie ändere ich den Inhalt der Homepage?

Neben den dynamischen Inhalten (Kurse, Gästebuch, Anmeldeformular) können diverse Inhalte selber geändert werden.
Schauen Sie sich dazu die Schulungsvideos an: www.kursweb.ch unter Support, YouTube-Kanal

1. Ändern

2. Testen

Start > Verwaltung, Synchronisieren. Browser starten und Homepage anschauen und evtl. bei 1. wieder beginnen.

3.2. Links

Links können via den Button 'Link ...' eingefügt werden. Der Link wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt (mit der linken Maustaste ins Textfeld an die Stelle klicken, wo der Link eingefügt werden soll).
Folgende Links können eingefügt werden:


Einfach dem Dialog folgen und so wird automatisch die richtige, etwas spezielle "Sternschreibweise" (siehe unten) verwendet.

Sternschreibweise

Links können mit der speziellen Sternschreibweise in Texten (z. B. im Menü) eingefügt werden.

Sternschreibweise: *Text*Adresse*

Beispiele

Eingabe: Der Fahrplan der SBB finden Sie *hier*www.sbb.ch*.
Homepage: Der Fahrplan der SBB finden Sie hier.

Eingabe: *SBB_Fahrplan*www.sbb.ch* (WICHTIG: mehrere Wörter müssen mit einem _ miteinander verbunden werden)
Homepage: SBB Fahrplan (der _ wird dann durch ein Leerzeichen ersetzt!)

3.3. E-Mail Adressen

E-Mail Adressen werden automatisch als solche erkannt (da sie ein @ enthalten) und als Mail-Link angezeigt:

Eingabe: meine-emailadresse@kursweb.ch
Homepage: meine-emailadresse@kursweb.ch

3.4. Vordefinierte technische Namen

Sofern man als Admin eingeloggt ist (was automatisch der Fall ist bei Start > Verwaltung > "Online Administration"): Auf der Hompeage können die Inhalte direkt unter Admin eingesehen werden und via Admin > Verwaltung geändert. Alternativ können diese mit einem Klick aufs Bleistift-Symbol links neben den entsprechenden Inhalten verwaltet werden. Dazu gibts ein Schulungsvideo auf dem YouTube-Kanal.
Nachfolgend die wichtigsten vordefinierten technischen Namen:

Tech. Name Beschreibung
landing_menu Menü oben
welcomeVorAnmeldephase Datumsgesteuert: vor "Anmeldungen ab" (Start > Einstellungen, Internet)
Um die Homepage in den verschiedenen Zeitabschnitte zu betrachten,
welcomeAnmeldephase Datumsgesteuert: zwischen "Anmeldungen ab" und "Anmeldungen bis"
welcomeNachAnmeldephase Datumsgesteuert: zwischen "Anmeldungen bis" und "Kurswoche von" resp. "2. Anmeldephase ab" (falls 2. Anmeldephase eingetragen)
welcomeAnmeldephase2 Datumsgesteuert: zwischen "2. Anmeldephase ab" und "Anmeldungen bis" - in der 2. Anmeldephase können nur noch die effektiv freien Kursplätze gebucht werden (Überbuchungsregeln sind inaktiv)
welcomeNachAnmeldephase2 Datumsgesteuert: zwischen "2. Anmeldephase ab" und "Kurswoche von"
welcomeFerien Datumsgesteuert: zwischen "Kurswoche von" und "Kurswoche bis"
welcomeNachFerien Datumsgesteuert: nach "Ferien bis"
welcome Startseite (falls die entsprechende datumsgesteuerte Seite nicht existiert)
logos Logos unten (Option)
kurse Die Tabelle mit allen Kursen
anmeldung 'Anmeldungsformular'
adresse Adressformular
login Loginseite
style Einstellungen der Farben etc.
artikel_[artikel] Z. B.: artikel_zvv (Artikel mit techn. Name 'zvv' muss dann in Diverses > Produkte existieren!)
Somit kann ein einzelner Artikel bestellt resp. der Anmeldung hinzugefügt werden.
umfrage_[umfrage] Z. B.: umfrage_homepage (Umfrage mit tech. Name 'homepage' muss dann in Internet > Umfrage existieren!)
Somit kann der Besucher die Umfrage ausfüllen. Zudem müssen die Seiten umfrage_homepage_start und umfrage_homepage_ende (in Internet > Homepage, homepage ist natürlich durch den entsprechenden Namen zu ersetzen) erstellt werden. Falls gewünscht kann zusätzlich je eine Seite für umfrage_homepage_oben und umfrage_homepage_unten ('homepage' ersetzen durch effektiven Namen) erstellt werden; diese Texte erscheinen ober- bzw. unterhalb des Umfrageformulars.
umfrage_[umfrage]_start Z. B.: Bitte geben Sie ihre E-Mail-Adresse (und das Passwort) ein und starten Sie die Umfrage.
umfrage_[umfrage]_ende Z. B.: Vielen Dank, dass Sie an der Umfrage teilgenommen haben.
sponsorenliste Hier werden alle Sponsoren (Kontakte mit Art Sponsoren, wobei der Code 'sponsor' sein muss) mit Name, Ort und Homepage alphabetisch aufgeführt. Ein allfälliger Text kann in der Seite 'sponsoren' (siehe unten) eingetragen werden.
sponsoren Dieser Text erscheint auf der Seite 'sponsorenliste' zu oberst. Beispiel: Titel = Sponsoren, Text = Vielen Dank für die zahlreichen Spenden.
eingangsbestaetigung E-Mail an die Teilnehmer mit der Eingangsbestätigung

Platzhalter: ${passwort} = Passwort des Teilnehmers
Die Links für den Teilnehmer-Login und den Acrobat können via den Button Link ..., Homepage eingefügt werden.

Standardtext:


Vielen Dank, dass du dich angemeldet hast. Die definitive Zu- oder Absage erhältst du erst nach dem Anmeldeschluss.

Wenn du möchtest, können wir dir die Kursbestätigung als PDF Datei (benötigt Adobe Reader) per E-Mail zuschicken.
Ja, ich möchte die Kursbestätigung nur per E-Mail (und nicht per Post) erhalten.

Übrigens kannst du deine Anmeldung bis zum Anmeldeschluss hier ändern.

Dein Passwort für die Homepage lautet: ${passwort}


Beispiel zum Kopieren:

Vielen Dank, dass du dich angemeldet hast. Die definitive Zu- oder Absage erhältst du erst nach dem Anmeldeschluss.
Übrigens kannst du deine Anmeldung bis zum Anmeldeschluss *hier*LOGIN* ändern.
Dein Passwort für die Homepage lautet: ${passwort}
kursbestätigung E-Mail an die Teilnehmer mit der Kursbestätigung als PDF-Datei im Anhang

3.5. Formatierung des Texts

Aufzählungen

Aufzählungen können mit einem Bindestrich (-) gemacht werden. Somit ist auch gewährleistet, dass ein allfälliger Zeilenumbruch korrekt dargestellt wird.

Eingabe: Folgende Punkte beachten:
- Pünktlich erscheinen
- Regenschutz nicht vergessen

Homepage: Folgende Punkte beachten:

Fett, farbig, gross - Formatierung mit HTML

Klicken Sie auf das Icon </> (Online-Administration > Homepage) oder auf den Button "Fett, kursiv, ...", um Texte individuell formatieren zu können.
Die Inhalte der Homepage können auch mit HTML ('Internetprogrammiersprache') formatiert werden. Beispiele:
<b>Fetter Text</b>
<font size=4>Grosse Schriftart</font> (size = 1-6)
<font color=red>Roter Text</font> (weitere Farben: blue, green oder dann Farbcodes #888 = grau)
<font color=blue size=4>Grosser blauer Text</font>

3.6. Administrationsbereich Homepage / Online-Administration

Hier sind Homepage-, Kursplatz-, Artikel- und Umfragestatistiken, Datum-Links für die Homepage zu bestimmten Zeitpunkten und die Gästebuchadministration verfügbar. Der Administrationsbereich ist via Start > Verwaltung > Online-Administration
oder via Login (Homepage) erreichbar:
E-Mail = persönliche E-Mail-Adresse (Kontakt > Benutzer)
Passwort = persönliches Passwort (Kontakt > Benutzer) resp. E-Mail-Adresse in den Einstellungen (info@...) sowie das "Passwort für Admin-Bereich".

3.7. Kursleiter-Login

Die Kursleiter können ihre Kurse z. B. während der Anmeldephase oder vor Kursbeginn online anschauen.
Start > Einstellung, Internet, Kursleiter-Login? anklicken, speichern, synchronisieren.
Jeder Kontakt (also auch Kursleiter) erhält bei der Erfassung automatisch ein Passwort (6-stellige Zahl). Via Login kann sich der Kursleiter anmelden. Der Kursleiter kann bei Bedarf das Passwort an seine E-Mail-Adresse schicken lassen.

3.8. Kursstatusanzeige

In der letzten Spalte der Kursübersicht ist der Status des Kurses ersichtlich. Das Format kann in Start > Einstellung, Internet geändert werden:

Format
Die Texte für die Kursstati können frei gewählt werden. Zudem können folgende Platzhalter verwendet werden:
oder = Anzahl freie Plätze wird als Zahlen angezeigt.
= Maximale Anzahl Plätze wird als Zahl angezeigt.

Variante Warteliste
Text Kursstatus 'überbucht' = Warteliste
(die andern bleiben wie gehabt)

Variante 'kein Status'
Text Kursstatus 'überbucht' = [leer lassen] oder Plätze frei
Text Kursstatus 'Plätze frei' = [leer lassen] oder Plätze frei
Text Kursstatus 'Plätze ausgebucht' = ausgebucht
Text Kursstatus 'abgesagt' = abgesagt
Evtl. Überbuchungsregel ändern, damit eine Anmeldung immer möglich ist: Überbuchung in % = 100000 %

3.9. Bildergalerie

Für die Bildergalerie können die Fotos direkt in Internet > Homepage mittels [Bildergalerie erstellen...] eingelesen werden. Die Bilder werden automatisch verkleinert, evtl. müssen die Bilder zuerst in einem Bildbearbeitungsprogramm (oder Windows Explorer) gedreht werden.

Es gibt zwei Darstellungsvarianten für die Galerie (Einstellung direkt auf der Homepage vornehmen, siehe YouTube-Kanal).
Abschnitte mit Bildern sollten keinen Text und keinen Titel enthalten (wird nicht dargestellt).

3.10. Kurse

Es werden alle Kurse aus Kurs > Kurs angezeigt, welche keinen Haken bei 'Abgesagt?' haben resp. bei der Option "Status 'Erfasst' nicht anzeigen" (Online-Administration) wird auch der Kursstatus berücksichtigt.
Wenn ein Kurs noch nicht freigeben sein sollte, kann auch der Haken 'Abgesagt?' gesetzt. Später, wenn der Kurs veröffentlicht werden soll, muss der Haken wieder weg geklickt werden.
Für Kurse, welche via Internet nicht buchbar sein sollen, muss in Arten > Kurs Art eine neue Kursart erfasst werden [Art = nicht buchbar, Code = nicht-buchbar, "Anmeldung möglich" weg klicken (keinen Haken)] und in Kurs > Kursstamm die "Spezial Kursart" "nicht buchbar" gewählt werden.

4. Kursbestätigung

Die Kursbestätigung ist ein recht komplexer Ablauf, der nachfolgend beschrieben ist.
Achtung: Diese Punkte müssen strikt in der angegebenen Reihenfolge erledigt werden und andere Änderungen dürfen nicht vorgenommen werden.
Das heisst: wird z. B. eine Anmeldung zusätzlich erfasst, geändert oder gelöscht so ist es notwendig, wieder bei Punkt 1 zu beginnen.
Es ist zu empfehlen, dass möglichst alle Änderungen zuvor gemacht werden!

  1. Die Adressdaten müssen geprüft und ggf. angepasst werden (sofern Kursbestätigungen familienweise verschickt resp. ausgedruckt werden sollen).
    Dazu sollte man 'Adressen prüfen' (Teilnehmer > Verwaltung) verwenden.
    Die zu bearbeitenden Teilnehmer erscheinen inkl. der Problembeschreibung in der Tabelle. Die Daten können mit einem Doppelklick auf einen Eintrag angezeigt und dann geändert werden.
    'Adressen prüfen' solange durchführen, bis alle ok sind. Die Liste muss am Schluss nicht zwingend leer sein, aber es dürfen keine Einträge mit 'Telefonnummer fehlt' noch angezeigt werden.
  2. Alle Teilnehmer müssen in Teilnehmer > Teilnehmer grün erscheinen.
    Falls noch einige rosa sind wurde die Anmeldung (Adressdaten) noch nicht auf Korrektheit überprüft (nicht zu verwechseln mit 'Adresse prüfen'!).
    Um Teilnehmer auf geprüft zu setzten, kann der Button 'Geprüft' oder das Popupmenü in der linken Tabelle verwendet werden.
  3. Auf doppelte Anmeldungen überprüfen (kein Teilnehmer sollte zweimal im gleichen Kurs (gleiche Kursnummer) angemeldet sein.
    Dies kann passieren, wenn sich der Teilnehmer zweimal mit unterschiedlichen Namen oder einmal per Internet und einmal per Telefon angemeldet hat.
    Eine Möglichkeit ist, alle Kurse (Kurs > Kurs) durchzusehen und die Anmeldungen nach Teilnehmer zu sortieren (Klick auf Spaltenüberschrift 'Teilnehmer').
    Eine andere Möglichkeit ist, alle Teilnehmer (Teilnehmer > Teilnehmer) durchzusehen und nach Ort, Name und Vorname zu sortieren.
    Wenn ein Teilnehmer (T1 und T2) doppelt erfasst ist, müssen die Anmeldungen von T2 in T1 übernommen werden und T2 kann gelöscht werden.
  4. Nun muss der Vorschlag für die Kursplätze (Kurs > Verwaltung, Kursplätze zuteilen (Vorschlag)) berechnet werden.
    Beim automatischen Zuteilen werden die Faktoren in Start > Einstellung sowie die Anzahl Teilnehmer (min und max) berücksichtigt. Zudem bleiben die manuell zu-, abgesagten umgebuchten Anmeldungen bestehen. Die automatische Zuteilung kann mehrfach durchgeführt werden (Es ist kein Zurücksetzen / Löschen der prov. Zu- / Absagen nötig).
    Es können immer noch in Teilnehmer > Teilnehmer oder in Kurs > Kurs Teilnehmer einzeln zu- bzw. abgesagt werden.
    Oder Teilnehmer können in andere Kurse umgebucht werden: Teilnehmer > Teilnehmer, Anmeldung, rechte Maustaste auf ein Kurs in der Tabelle, umbuchen. In Kurs > Kurs können mehrere Anmeldungen markiert und via rechte Maustaste umgebucht werden.
    Es ist aber darauf zu achten, dass bei überbuchten Kursen durch die manuellen Eingriffe keine Plätze frei bleiben.
  5. Nun kann die statistische Verteilung der Kursplätze via Kurs > Verwaltung, Statistik geprüft werden.
    In der ersten Spalte (rot) sollten möglichst kleine Zahlen erscheinen, denn so viele Teilnehmer sind ganz leer ausgegangen! Evtl. von Hand suchen und in einen Kurs zuteilen.
  6. Alle Kurse (Kurs > Kurs) müssen abgesagt werden, bei welchen die Teilnehmerzahl zu gering ist.
    Überprüfen kann man dies ganz einfach: dazu 'druckt' man den Bericht 'kursplatz.odt' welcher unter Kurs > Kurs gefunden wird.
    Mit Hilfe dieser Liste kann man nun die Kurse absagen, welche unterbucht sind.
    Dazu verwendet man das Häkchen 'abgesagt?' in Kurs > Kurs.
    Falls Teilnehmer Kursüberschneidungen haben, kann es vorkommen, dass andere Teilnehmer zwar eine provisorische Zusage erhalten, der Kurs aber unterbucht ist. In diesem Fall sollte der Kurs abgesagt (erneut 'Kursplätze zuteilen (Vorschlag)' durchführen) oder die Anzahl (min) angepasst werden.
  7. Ist nun alles ok, müssen die Zusagen und Absagen fixiert werden (Kurs > Verwaltung, Anmeldungsstatus: provisorisch -> definitiv).
    Danach können immer noch manuelle Änderungen vorgenommen werden. Aber es gilt immer noch: keine Plätze frei in überbuchten Kursen frei lassen!
  8. "Artikel überprüfen und anpassen" (Teilnehmer > Verwaltung) anklicken, nur wenn Kurse 'benötigt Artikel' enthalten.
    Damit werden benötigte Artikel (z. B. Einschreibegebühr) bei Teilnehmern mit Kurszusage eingefügt, falls dies noch nicht der Fall wäre.
    Zudem werden bei Teilnehmern ohne Kurszusage solche Artikel entfernt.
  9. Falls die Kurse via Einzahlungsscheine bezahlt werden sollen, müssen nun die Rechnungen erstellt werden (Teilnehmer > Verwaltung).
    Werden weitere Anmeldungen nachträglich erfasst, können die Rechnungen nochmals erstellt werden. Die bereits vorhandenen Rechnungen bleiben unverändert bestehen. Wurden diese noch nicht verschickt, sollten alle Rechnungen zuerst gelöscht werden (Start > Tech. Verwaltung, Rechnungen löschen).
    Nachdem die Rechnungen gedruckt sind, sollte der Status der Rechnung angepasst werden. Alle Rechnungen mit CTRL+A markieren, rechte Maustaste und Rechnung auf 'Verschickt' setzen.
  10. Nun können Briefe, Teilnehmerlisten erstellt und verschickt werden.
    Beim Versenden der Kursbestätigung via E-Mailen werden Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse ignoriert.
    Nach dem E-Mail-Versand werden die Teilnehmer blau angezeigt (= versandt, siehe Spalte VersandEmail/VersandBrief) sofern die Vorlage "email kursbestätigung" enthält. Sie können die Teilnehmer auch manuell auf "versandt" ändern: rechte Maustaste, "Versanddatum E-Mail/Brief setzen" - oder den Versandstatus zurücksetzen: rechte Maustaste, "Versanddatum löschen".
    Der Filter 'Kursbestätigung nicht versandt' zeigt nun die Teilnehmer, welche noch ausgedruckt werden müssen. Achtung: Filter danach auf 'Alle' setzen, da nun ja alle Kursbestätigungen versandt sind und die Tabelle sonst keine Teilnehmer mehr anzeigt.

Tests können in der Spielwiese durchgeführt werden - aber Achtung, auch in der Spielwiese werden Mails verschickt!

Will man nur ein paar Teilnehmer testen, muss man diese in der Tabelle links markieren, rechter Mausklick und im Popupmenü 'Mail' anklicken.

ACHTUNG: klickt man auf das Email-Symbol (oben rechts) über der Tabelle links, dann werden die Mails an alle Familien geschickt, bei welchen die Kinder oder Eltern die E-Mail-Adresse bestätigt haben!

Nach erfolgreichem E-Mail-Versand werden die Teilnehmer blau dargestellt.

Bei einem weiteren E-Mail-Versand werden diese jedoch nicht automatisch rausgefiltert! Dann muss die rechte Maustaste benutzt werden, damit nur die markierten verschickt werden. Natürlich kann die Tabelle nach EmailVerschickt sortiert werden, damit mit Shift und Klick markiert werden kann.

Beim Post-Versand muss man nichts Spezielles berücksichtigen. Das Programm filtert automatisch die Adressen raus, bei welchen die Eltern die Mail-Adresse bestätigt haben.

4.1. Zweite Anmeldephase

Das Vorgehen bei 2 Anmeldephasen ist grundsätzlich das gleiche (sprich die 10 Punkte oben nach beiden Anmeldephase durchführen).
Folgendes ist aber bei einer zweiten Anmeldephase zu berücksichtigen:

Vor der Anmeldephase:

Nach der 1. Anmeldephase (1. Zuteilung):

Während der 2. Anmeldephase:

Nach der 2. Anmeldephase:

5. Rechnungen

Rechnungen, welche mittels QR-Rechnung durch die Teilnehmer bezahlt werden, können in der Kursverwaltung verwaltet werden (siehe Kapitel 'Bestätigung').

Die Postfinance oder Bank stellt Ihnen die Zahlungseingänge periodisch per E-Mail zu oder im Online-Banking zum Download zur Verfügung.
Diese Dateien können dann im Programm eingelesen werden, sofern sie im Format "CAMT.054" vorliegen.
Differenzen (Beträge) werden automatisch angezeigt. Ein Mehrfaches einlesen der gleichen Dateien ignoriert Programm, damit nicht doppelt gebucht wird.

Bitte beachten Sie das Merkblatt zu Rechnungen.

6. Serienbrief, Berichtvorlagen

Die Daten aus der Datenbank können verwendet werden um folgende Serienbriefe, Berichte zu produzieren:

Briefe an Kursleiter, Anmeldeformular, Begleitbrief zum Anmeldeformular, Kursleiterliste, Personalblatt Kursabrechung, Kursbestätigung "Beispiel", Teilnehmerliste, Kursprogramm, Kursprogramm "Von A bis Z", Handzettel, Anzahl Teilnehmer je Kurs, Kursbestätigung, Einzahlungsscheine, Teilnehmer ohne Kurszusage, Einkassierliste, Teilnehmerliste mit Kursnummer, ESR Rechnungen usw.

Diese Serienbriefe werden jeweils aus Berichtvorlagen erstellt (generiert). Die Vorlagen - vor allem die Textteile - können in Open Office Writer angepasst werden.

Klicken Sie auf um die Vorlagen zu öffnen. Die Vorlagen werden in Open Office Writer geöffnet und können dort angepasst werden.
Die Vorlagen enthalten Platzhalter: z. B: ${.Titel}
Diese Platzhalter werden beim Drucken (siehe nächsten Abschnitt) mit den Daten - in diesem Fall der Titel des Kurses - ersetzt.

Klicken Sie auf um den Serienbrief zu drucken resp. zu produzieren. Die Daten aus der Datenbank werden nun anhand der Vorlage in ein neues Dokument eingefügt. Die Platzhalter werden nun mit den Daten ersetzt: ${.Titel} wird zu Fussball oder Malen usw. Dies ist nur der Seriendruck in ein neues Dokument.
Der Serienbrief kann dann in Open Office Writer (wird automatisch gestartet) gedruckt werden.

Anmerkung: Teilweise werden die Dokumente im Hintergrund geöffnet (evtl. Windows-Taskliste beachten - normalerweise ist die am unteren Bildschirmrand ersichtlich).

6.1. Per Du / per Sie

Für die beiden Varianten wird je eine Vorlage benötigt, da die z. B. die Verbformen usw. verschieden sind.
Die Kontakte müssen mit der entsprechenden Anrede ("per Du" oder "per Sie") versehen werden (Kontakt > Kontakt, Anrede und Arten > Anrede Art).

Fall 1: Angenommen die Mehrheit der Kontakte müssen 'per Sie' erfasst werden, dann empfiehlt sich die bestehende Anrede "Herr" folgendermassen zu ändern: Art = "per Sie - Herr" (analog "per Sie - Frau").
Zusätzlich muss je eine neue Art für die "per Du" Version erfasst werden:


Fall 2: Falls die Mehrheit "per Du" sein sollte, empfiehlt sich folgendes:
Nun können die Kontakte, welche die neue Anrede Art benötigen (z. B. Fall 1 "per Du" Variante), angepasst werden (Kontakt > Kontakt).

6.2. Verwalten der Vorlagen

Die Vorlagen werden zentral auf dem Server gespeichert und sind somit für andere Kursverwalter verfügbar. Die Vorlagen werden unter Start > Bericht Manager verwalten.
Die geänderten Vorlagen werden mit der entsprechenden Aktion in der Tabelle angezeigt. Die Aktion muss nur selten angepasst werden (rechte Maustaste benutzen, Mehrfachauswahl möglich):

Wenn alle Aktionen korrekt sind, können die Vorlagen mit dem Button 'synchronisieren' mit dem Server synchronisiert werden. Erst dann werden die Dateien hoch-, runtergeladen resp. gelöscht.

Unterhalb des Buttons 'synchronisieren' befindet sich die Auswahlliste der einzelnen Ferienpässe.
Die Vorlagen anderer Ferienpässe können damit ganz einfach angeschaut und für den eigenen verwendet werden.
Entsprechenden Ferienpass auswählen und mittels rechter Maustaste Vorlagen öffnen resp. herunterladen (auf Download setzen und synchronisieren).

6.3. E-Mails mit PDF-Anhang

Verwenden Sie diese Funktion, um personalisierte Informationen (Teilnehmerlisten, Dankesbriefe, Kursbestätigungen) an Kontakte oder Teilnehmer zu schicken.
Die E-Mails werden einzeln an alle (E-Mail-Symbol) oder an einzelne E-Mail-Adressen (rechte Maustaste) geschickt.
Sie bestehen aus einem allgemeinem Begleittext (Internet > E-Mail) und einem PDF-Anhang (OpenOffice Vorlage, personalisierter Teil).

Seriendruckvorlagen müssen speziell für den E-Mail-Versand eingerichtet werden, sonst erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

${data ... email } fehlt (z. B. ${data ... email kursbestaetigung}}.

Bestehende Seriendruckvorlagen können aber ein ein paar Schritten wie folgt angepasst und als personalisierte E-Mails versendet werden:

  1. Erfassen des Begleittexts (Text im E-Mail)
    Internet > E-Mail, Beispiel:
    Technischer Name = kursleiter-anfrage
    (wählen Sie einen neuen Namen, verwenden sie keine Sonderzeichen (äöu) und keine Abstände sondern nur Buchstaben, Zahlen und Bindestriche - , dieser Text ist beim Empfänger NICHT ersichtlich)
    Betreff / E-Mail-Titel = Kursleiter für den Ferienpass gesucht
    (dieser Text ist für den Empfänger ersichtlich)
    Speichern Sie die Eingaben, fügen Sie nun z. B. folgenden Text unter Abschnitt ins Feld "Text":
    Anbei erhalten Sie wichtige Infos zum diesjährigen Ferienpass sowie das Anmeldeformular.
    Freundliche Grüsse
    Das Ferienpass-Team
    Den Titel unter Abschnitt können Sie leer lassen (dieser würde im E-Mail fett dargestellt). Speichern Sie nun das E-Mail.
    Klicken Sie nun oben auf den Knopf: ${data ... email kursleiter-anfrage}
    Damit ist der benötigte Befehl nun als Text in der Zwischenablage gespeichert und kann in Open-Office in die Vorlage eingefügt werden.
  2. Ändern der Vorlage (Vorlage für den Anhang)
    Kontakt > Kontakt resp. Teilnehmer > Teilnehmer:
    Vorlage öffen (gelbes Icon)
    OpenOffice: auf der ersten Zeile der Vorlage steht ${data ...} . Positionieren Sie den Cursor (= "blinkendes Ding, wo beim Tippen der Text erschient") vor die schliessende Klammer } und fügen Sie den Befehl mit CTRL+V ein (alternativ Menü Bearbeiten, Einfügen). Nun steht z. B.: ${data ... email kursleiter-anfrage}.
    Speichern Sie die Vorlage und schliessen / minimieren Sie OpenOffice.
    Sie können übrigens die gleiche Vorlage für den Ausdruck auf den Drucker sowie für den E-Mail-Versand verwenden (deshalb nicht unter einem andern Namen speichern - sonst müssen Textänderungen in der Vorlage z. B. im nächsten Jahr doppelt gemacht werden.).
  3. Test und Versand der E-Mails
    Auch wenn die Informationen per E-Mail verschickt werden wird, sollten die Vorlagen nach jeder Änderung geprüft werden. Verwenden Sie dazu das Drucker-Symbol zum Druck ins OpenOffice. Dort können Sie die Briefe, Listen etc. kontrollieren und können ggf. die Vorlage (nicht die ins OpenOffice gedruckte Version!) anpassen.
    Als nächtes empfiehlt es sich ein paar Test-E-Mails zu verschicken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein paar zuvor markierte Kontakte resp. Teilnehmer.
    Klicken Sie auf "Mail (zum Testen)", wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, geben Sie ggf. eine andere E-Mail-Adresse ein und klicken Sie "Ok".
    Falls alles perfekt ist, können Sie nun die E-Mails an alle (E-Mail-Symbol neben Drucker-Symbol) oder an selektierte Kontakte resp. Teilnehmer via rechte Maustaste "Mail" verschicken.

6.4. Etiketten drucken

Das Drucken von Etiketten wird nicht unterstützt, da die Verwendung von Fenstercouverts viel unproblematischer und einfacher ist.
Die Position des Adressblocks kann frei bestimmt (Open Office Writer: Menü Format, Abschnitt, Einzug) und so dem Fenstercouvert angepasst werden.

6.5. Seriendruck mit Excel und Word

Word ist nicht geeignet um komplexe Serienbriefe (wie z. B. die Kursbestätigung) zu drucken. Zudem ist eine Filtrierung der Daten anhand der Auswahl in den Tabellen der Kursverwaltung nicht möglich. Deshalb wurde auf eine Integration von Word und Excel verzichtet. Alle serienartige Dokumente sollen mittel Open Office und der Seriendruckfunktionalität der Kursverwaltung produziert werden.

6.6. Platzhalter und Steuerbefehle

Datenquelle (${data})

Jede Vorlage muss mit ${data <quelle> <optionen>} beginnen.
<quelle> entspricht einer Datenquelle aus Start > Datenquellen.
Die möglichen Werte für <optionen> sind:

Wiederholung (${start <name> [newpage]}, ${next <name>})

Jede Datenquelle liefert eine Liste von Datensätzen. Die Datensätze beinhalten evtl. wiederum eine Liste von Datensätzen usw.
Beispiel anhand der Datenquelle Thema: eine Liste von Themen, je Thema eine Liste von Titeln, je Titel eine Liste von Kursen
Die Struktur der Datenquelle ist in Start > Datenquellen ersichtlich, sofern Daten für diese Datenquelle vorhanden sind (evtl. Testdaten erfassen - z. B. eine Anmeldung).

Zeilenweise Ausgabe von Datensätze

Für jedes Thema eine Zeile:
${start Thema}${.Thema}${next Thema}

Je Datensatz eine Seite

Angenommen es soll für jedes Thema jeweils eine eigene Seite verwendet werden:
${start Thema newpage}${.Thema}
...
-- Seitenumbruch (CTRL + ENTER) --
${next Thema}
Dabei ist zu achten, dass ${start Thema newpage} und ${next Thema} gleich formatiert (Schriftgrösse, -art usw.) sind.

Ausgabe in Tabellenform

Um die Liste in einer Tabelle darzustellen, muss ${start Thema} in der ersten Spalte am Anfang und ${next Thema} in der letzten Spalte am Schluss des Zelleninhalts stehen.

${start Thema}...
...    
...${next Thema}

Die Texte ... werden pro Zeile wiederholt. Falls die Liste leer ist, erscheint die Tabelle nicht.
Der Rahmen (oder kein Rahmen) und Abstand zum Rand können via rechte Maustaste auf die Tabelle, Eigenschaften verändert werden.

Thema Titel Kurse
${start Thema}...
...    
...${next Thema}

Nur die Texte der zweiten Zeile (...) werden zeilenweise wiederholt. Falls die Liste leer ist, erscheint die Tabelle nur mit der Spaltenüberschrift (evtl. ${ifexists ...} verwenden.

Platzhalter (${<name>})

Zwischen ${start ...} und ${next ...} stehen die Platzhalter für die einzelnen Felder (Werte) der Datensätze.
Die Datenquelle Thema enthält folgende Felder: Thema.Thema, Thema.Titel, Thema.Titel.Text Beispiel:
${start Thema}${Thema.Thema} oder einfacher ${.Thema} - bitte Punkt (.) vor Thema beachten!
${next Thema}
Thema.Titel ist eine Liste und Thema.Titel.Text der eigentliche Titel:
${start Thema}${.Thema}${start .Titel}${.Text} (entspricht Thema.Titel.Text - auch hier Punkt (.) vor Text beachten!)
  ${next .Titel}${next Thema}

Weitere Steuerbefehle

Mehrfache Steuerbefehle

Die einzelnen Befehle können in einander verschachtelt werden.

${start Thema}${.Thema}${start .Titel}${.Titel}${start .Kurs}${.ProgrammNummer}${next .Kurs}${next .Titel}${next Thema}

Falsch wäre (Reihenfolge der Befehle next müsste umgegekehrt sein!):

${start Thema}${.Thema}${start .Titel}${.Titel}${start .Kurs}${.ProgrammNummer}${next Thema}${next .Kurs}${next .Titel}

[Der Text ist nur zur besseren Lesbarkeit eingerückt.]

Fehlermeldungen

Die Fehlermeldungen sind noch nicht perfekt und helfen nur in machen Fällen.
Falls Platzhalter keine Daten enthalten, muss der Namen genau geprüft werden (Liste der Platzhalter: Start > Datenquellen).
Falls mal was gar nicht klappt, ist es am einfachsten, wenn man von neuem beginnt.